Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника

Налоги за аренду

Компенсация сотруднику за аренду квартиры – доход работника. Поэтому он облагается не только НДФЛ, но и страховыми взносами. Это регулируют статьи 210 и 420 Налогового кодекса, а также письмо Минфина № 03-04-09/21137.

Если работодатель самостоятельно занимается подбором и арендой помещений сотрудникам, то НДФЛ удерживается с выплат арендодателю. Платежи могут учитываться как часть заработной платы, социальные выплаты или непосредственно плата за аренду.

Отправить на почту:

Компенсация за аренду жилья сотруднику в части налогообложения оказывается вопросом, решаемым не всегда однозначно. Рассмотрим возможные варианты такой компенсации и их налоговые последствия.

Условия оплаты проживания работникам

Никакой законодательный акт не обязывает работодателя снимать своим специалистам квартиры. Только иностранным гражданам при переезде должны предоставляться гарантии обеспечения жильем, но именно про аренду ничего не сказано. Поэтому, компенсация жилья приглашенному специалисту или собственному – добровольное дело компании. Порядок возмещения за аренду и его правила прописываются во внутренних документах организации. Если в компании имеется служебное жилье, то сотрудники заселяются туда. Если нет, то варианта 2: либо предприятие самостоятельно ищет квартиру, либо платит компенсацию расходов на проживание в арендуемом жилье.

В некоторых регионах предусмотрена компенсация за съем жилья бюджетникам. Эта мера поддержки населения устанавливается местными органами власти и не является обязательной, за исключением категорий служащих, перечисленных в Постановлениях Правительства № 909 от 31.12.2004г. и № 1103 от 27.10.2012г.

Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника

Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137):

  • налогом на доходы физлиц (п. 1 ст. 210 НК РФ);
  • страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется осуществлять удержание НДФЛ и с того дохода, который будет выплачиваться арендодателю-физлицу, не являющемуся ИП (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Для целей принятия в базу по налогу на прибыль расходы по оплате жилья могут быть учтены как:

  • арендные платежи, если договор на аренду работодатель заключает от своего имени, причем учитывают их в базе по прибыли целиком (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
  • выплаты социального характера (письмо Минфина России от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531), за счет которых базу по прибыли уменьшить нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ);
  • часть платы за труд (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253), которые в таком качестве возможно полностью учесть в базе по прибыли (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ).

Об особенностях учета расходов по оплате труда в числе снижающих базу по прибыли читайте здесь.

Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.

Необходимость оплаты работнику расходов на проживание для работодателя может быть как обязательной, так и добровольной. Но при этом и в том, и в другом случае учет таких расходов в базе по прибыли и налогообложение их в качестве доходов работников может иметь варианты в зависимости от ряда факторов. Среди таких факторов наиболее существенными оказываются оценка расходов для целей обложения налогами и взносами, способ осуществления выплат, наличие документального подтверждения.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Сбор и подача документов

Сначала, сотрудник полиции подает заявление на компенсацию за наем жилья на имя начальника. В нем уточняется дата прибытия семьи на новое место работы, сумма аренды и где находится съёмное помещение. Указывается период, на который составлен договор найма и дата его окончания.

Ежемесячно финансовая служба переводит необходимую сумму на счет, открытый для возмещения средств. Номер счета хранится в бухгалтерии работодателя для контроля над расходованием денег.

Как оформляется компенсация аренды жилья сотрудникам:

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В общий пакет документов для компенсации за поднаем жилья сотрудникам полиции в 2018 году помимо рапорта нужно включить арендный договор и документы, описывающие состав и личности лиц, проживающих с работником. К ним относятся: свидетельства о браке и рождении детей, справка о составе семьи, копии паспортов. Также важно приложить выписку из документа (приказа), на основании которого сотрудник принят в штат. Этих документов достаточно, чтобы работнику начали выплачивать компенсацию.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Что говорит закон

Льготы полицейским и иным служащим на оплату съемного жилья – это одна из мер поддержки, предоставляемых государством. Любые выплаты, включая компенсации за поднаем жилья военнослужащим, полицейским, работникам ФСИН и так далее, устанавливаются приказами на высшем уровне.

Правила предоставления выплаты регулируются Постановлением Правительства (далее ПП) №909 от 31.12.2004г. и дополняющим его Приказом Министерства обороны №235. Согласно этим законам, полицейский, не обеспеченный государственным жильем, вправе снять себе квартиру самостоятельно, а стоимость аренды полностью или частично в зависимости от цены сделки ему возместят на специальный счет.

Какая именно компенсация за поднаем жилья сотрудникам полиции выплачивается, описывает Постановление №1103 от 27.10.2012г. Правила, по которым происходят выплаты полицейским, установлены Федеральным законом №247-ФЗ «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации».

Условия получения

Нужно выполнить ряд действий, чтобы государство начало компенсировать затраты на жилье:

  1. Пройти регистрацию по адресу нового места службы.
  2. Встать на учет как лицо, которому требуется служебная квартира.
  3. Направить документы в комиссию, уполномоченную принимать решения об удовлетворении прошения.
ПОДХОД 1 (безопасный, но не самый выгодный):

Контролирующие органы считают, что расходы на аренду — это оплата труда в натуральной форме, которая образует доход работника. Поэтому обязанность обеспечить работника жильем должна быть прописана в трудовом договоре с ним.

Компенсация за поднаем жилья положена сотрудникам МВД, подпадающим под требования закона:

  1. Претенденты и их семья не арендуют жилье.
  2. Снимают жилье, но на одного человека отводится меньше 15 кв. метров.
  3. Помещение, где живет сотрудник, плохого качества.
  4. Служащий и члены его семьи снимают подходящее помещение, но имеют на иждивении человека, вместе с которым жить нельзя, что подтверждено документально.
  5. Семья живет в коммунальной квартире, общежитии, или вместе с другой родней.

Если сотрудник добровольно ухудшил жилищные условия, то попасть в список нуждающихся в служебном жилье можно через 5 лет после инцидента.

Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника

Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/[email protected]).

Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).

Видами подобной оплаты могут быть:

  • Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
  • Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
    • оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
    • выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.

В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: