Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Табель учета выхода на работу коллектива

Табель учета выхода на работу коллектива

Табель учета выхода на работу коллектива

Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем


Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway

Выпуск № 17 Эмма Форштретер 29 июня 2016 От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер. В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам: — Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ); — Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ); — Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы.

Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  1. сменная работа;
  2. режим гибкого рабочего времени;
  3. ненормированный рабочий день;
  4. разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре. В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов.

Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр. Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст.

ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю. Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены).

В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день».

Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней. Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов). Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель.

Традиционно используются унифицированные форма № Т-12

«Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений.

Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  1. сплошное фиксирование всех явок и неявок.
  2. регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения.

Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем. Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени.
Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени.

Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст.

ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю.

Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени. Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое.

Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали.

В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю. Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда.

Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре.

Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  • Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. ТК РФ).
  • Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. ТК РФ).
  • Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  • Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.
  • Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни. Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени.

Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. ТК РФ). В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка.

Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы.

В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. ТК РФ). Обратная ситуация — переработка у сотрудника.

Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни.

Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений , утв. Постановлением Президиума ВЦСПС ; Решение ВС РФ ). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст.

Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст.

ТК РФ). Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени.

Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже. Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам. Читайте также: Подписаться × Выпуск № 17, июнь 2016 Отпуска вне графика Варвара Смирнова Светлана Логвинок Ирина Грабская Ирина Грабская Загрузить ещё

Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

> > > Несмотря на то, что многие работники, ответственные за контроль посещаемости и выработки надлежащего времени стараются заполнять табель выхода на работу, образец не предполагает обязательного соблюдения или ведения.

Действующее законодательство разрешает соблюдать произвольную форму или разработать специальный бланк.Содержание:Документ, отражающий выработку рабочего времени называют табелем учета.

Он составляется предприятием для каждого сотрудника в отдельности, с кем официально заключен договор.

Бланк относится к категории формализованных и должен формироваться к концу каждого месяца.

Организация имеет право самостоятельно создать формат бланка. Главное, чтобы в нем были зафиксированы необходимые данные.Табель составляется в следующих целях:

  • Составление статистики о соблюдении дисциплинарных правил на предприятии.
  • Учет сведений о рабочем времени по каждому гражданину, работающему в организации, для правильного расчета заработной платы и положенных премий.
  • Соблюдение и контроль рабочей выработки каждым сотрудником на основании утвержденного законодательством РФ регламента.

При возникновении спорных моментов между сотрудником и руководством табель станет неопровержимым доказательством или надбавок. В случае необходимости, он может быть востребован в процессе судебного разбирательства.Организация обязана вести табель, где учитывается отработка рабочего времени каждого сотрудника.

Это первичный учет, на основании которого должно происходить начисление положенной оплаты труда.Видео об автоматизированной программе учета времени:На основании действующего законодательства было разработано несколько видов учета отработанного времени:

  1. Поденный
  2. Еженедельный

Для ознакомления со спецификой каждого отчета, рекомендуется обратиться к таблице 1.ПоденныйЕженедельныйСуммированныйАктуален для учета смен одинаковой продолжительности, для фиксирования общего количества отработанных часов, чтобы предотвратить возникновение переработанного времени.

Это страховка организации от непредвиденных расходов.Опираясь на 94 ТК, устанавливается продолжительность рабочего времени для льготной категории граждан:

  1. с инвалидной категорией лимит не должен превышать установленных рекомендаций
  2. в возрасте до 16 лет, смена не дольше 5 часов, до 18 лет в пределах 7 часов, для студентов 50% общего времени
  3. для профессиональных спортсменов 92 ТК предполагает сокращение рабочей выработки на основании возникших обстоятельств

Актуален, если продолжительность отработки меняется на протяжении недели.Используется на специализированных предприятиях. Помогает ликвидировать переработки или восполнить недостающие часы.Составляется на основании ТК 104. В нем закреплены ситуации, когда организация не может контролировать отработку в поденном или еженедельном отчете.В отчете отображаются суммированные данные для соблюдения отчетности.Если у сотрудника плавающий график, используется суммированный табель.Каждое предприятие имеет свою специфику работу.

На ее основании выбирается один из выше предложенных вариантов ведения отчетности.Для правильного оформления документа у кадровика должна быть достоверная информация о появлении сотрудника на рабочем месте. Если он не появляется на работе, то документально подтверждается уважительная причина.На предприятиях с большой численностью штата контролировать каждого сотрудника в индивидуальном порядке невозможно, поэтому используются следующие варианты:

  • Ввод системы электронного вида, самостоятельно фиксирующей приход и уход сотрудника с точностью до минуты. Данные о регистрации передаются кадровикам для фиксации через определенный период времени.
  • На основании информации, предоставленной начальниками структурных подразделений об отсутствии/присутствии сотрудника на работе.

  • Получение данных для отображения в табеле из внутренних отчетностей. Среди них выделяют заявления, приказы, больничные листы, справки.

В документе должно присутствовать наименование используемой системы учета во избежание спорных ситуаций.

Также обеспечивается своевременная передачи информации и приказов (назначение, увольнение, поступление на должность).Если сотрудник выходит на работу в неположенное время, например, сверхурочного, оформляется соответствующее заявление для включения в табель дополнительного времени. На основании документа начисляется дополнительная плата в повышенном эквиваленте.Отображение табеля редко осуществляется с применением Т-12.
На основании документа начисляется дополнительная плата в повышенном эквиваленте.Отображение табеля редко осуществляется с применением Т-12.

Как правило, для данного процесса используется форма Т-13.Чтобы использовать Т-13, допустимо использовать современную систему и вести контроль в электронном формате. На масштабных производственных предприятиях целесообразно использование специального ПО, например, 1С, автоматически контролирующего учет в табличном виде.Видео урок составления табеля в Exel:Рабочий процесс помогает вести учет в реальном времени, что облегчает выполнение поставленной задачи кадровикам. Ежедневно подписанные приказы руководителями вносятся в учет программы.В конце календарного месяца информация распечатывается и передается для проверки высшим инстанциям на подпись.На практике заполнение табеля является ответственным мероприятием для кадровиков или специалистов из сторонней организации, работающей по найму, если на предприятии отсутствует ответственный сотрудник.Иногда в многочисленных организациях вводится дополнительная штатная единица – табельщик, в обязанности которого входит контроль и заполнение документа.

Если компания не насчитывает крупный штат, то издается специальный приказ о возложении ответственности на определенного работника.

Он, в свою очередь, должен следить и создавать приказы соответствующего вида для поддержания порядка в структуре организации и правильного учета времени.В качестве альтернативы ответственность может быть возложена на руководителя подразделения. Он ведет контроль и подписывает документ. Периодичность ведения документа зависит от вышеперечисленных видов табеля.Существует разработанная рекомендованная форма заполнения, с которой можно ознакомиться ниже (оформление по форме Т-13):или унифицированной Т-12:Заполненный образец формы Т-13 Вы можете скачать ниже:Когда сдавать в архив документацию, каждое предприятие решает самостоятельно, основываясь на внутреннем регламенте работы.

Для правильного заполнения электронный или стандартной формы Т-13, важно учитывать несколько дневных категорий:

  • В случае, когда сотрудник продолжает получать высшее образование, он может претендовать на отпуск для сдачи экзаменационных или сессионных испытаний. В табеле фиксируется буква У.
  • Если временная нетрудоспособность не подлежит оплате, фиксируется Т.
  • Символ В означает выходной день, установленный внутренним распорядком компании.
  • Иногда руководство принимает решение направить гражданина на обучение для совершенствования навыков, фиксируют обозначение ПК.
  • ОТ обозначается положенный законодательством отпуск. Проставляется каждый полагающийся день.

  • Обозначение Я характерно в качестве отметки рабочего дня (явка сотрудника на предприятие).
  • РП характерно для ситуации, .
  • Если сотрудник отправляется в командировку, обозначается буква К.
  • Для оплаты временной нетрудоспособности, на время болезни гражданина используется символ Б.

Чтобы отобразить полный рабочий день, на протяжении которого сотрудник выполнял свои обязательства, в категории «Я» должно отображаться количество рабочих часов каждый день. Фиксация данных осуществляется в каждую половину календарного месяца в зависимости от периода, в который оплачивается труд гражданина.

К концу месяца показатели складываются для обозначения общего показателя.Для подсчета зарплаты в соответствии с Т-13 есть отдельные графы, подлежащие заполнению с кодировкой. Если используются автоматические электронные ПО, то вручную проставлять коды нет необходимости.Важно принять во внимание, вся информация отображается в соответствии с состоянием табеля на последний рабочий календарный день.Кроме буквенных обозначений используется цифровая кодировка, представленная в таблице 2.

РасшифровкаЦифроваяЯвка01Выходной26Отпуск09Дополнительный выход на работу31Командировка06Повышение квалификации07Отпуск по учебе11Больничный19Временная недееспособность без выдачи зарплаты20Существуют и другие обозначения в зависимости от того, какую статью необходимо отразить в табеле. При использовании электронной программы, цифровая кодировка заполняется в автоматическом режиме.Перед заполнением табеля необходимо напечатать акт, свидетельствующий об отсутствии сотрудника на рабочем месте.

Его составление предполагает наличие нескольких лиц, способных подтвердить данный факт и выступить в качестве свидетелей.

В документе они должны указать личные данные.Важно принять во внимание, что минимальное количество свидетелей – 3 человека.

Руководитель сотрудника составляет записку об отсутствии работника, вместе с актом передает документы вышестоящему руководству для дальнейшего решения сложившейся ситуации.

В случае отсутствия информации о причине неявки сотрудника на работе в положенное время, в документ проставляется обозначение НН. Далее кодировка изменяется: в случае открытого больничного Б, если прогул – ПР.На основании действующего законодательства, если праздники попадают на отпускное время, они не засчитываются в табель и данные о них не включаются.

Если работник уходит в положенный отпуск, то на месте выходных дней фиксируется обозначение ОТ или цифровая кодировка 09, для дополнительного отпуска ОД или 10.

Важно!

Официальные государственные праздники не включаются.

В табеле делается пометка В или цифровая кодировка 26.Если в случае болезни работник при нахождении отпуска оформил официальный больничный, достаточно на предприятие предоставить документ с медицинского учреждения.Ответственный сотрудник обязан продлить в табеле законный отпуск на количество дней, указанное в документе.

Изначально в документе должна стоять аббревиатура ОТ или кодировка 09.

После получения официального подтверждения о болезни, в табеле должна быть поправка на кодировку Б или 19.На основании письменного утверждения Минтрудом, в табеле обязательно отмечаются командировки. В качестве обязательного обозначения используется К, либо 06. Достаточно аббревиатуры, часы вписывать нет необходимости.Если в выходной день сотрудник находится в командировке, обязательно отмечается РВ или цифровое обозначение 03.

Часы проставляются только в той ситуации, когда руководство дает конкретное задание для сотрудника и отводит количество часов для выполнения поставленной задачи.Случаются ситуации, когда документ уже заполнен и распечатан, но требуется внести корректировку по указанным данным. Нет необходимости формировать новый документ, поскольку его можно корректировать. Достаточно зачеркнуть необходимое значение и рядом вписать новое.

Но рядом с полями должны присутствовать следующие данные:

  • Рядом должна присутствовать расшифровка.
  • Поставить повторные визы ответственных лиц за составление документа.
  • Должность ответственного лица, формирующего документ и руководителя предприятия.
  • Ссылка на скорректированный документ с обязательным указанием номера и даты. Необязательно вписывать название бумаги в полном объеме, допускается указать сокращенные данные.

Как правило, скорректированный табель принимается в течение 6 месяца с момента закрытия основного документа. Далее бухгалтерия может провести перерасчет.Если в организацию приходит проверка, то в первую очередь идет поиск следующих ошибок и неточностей:

  • Информация, указанная в табеле, не соответствует информации, которая фиксируется в бухгалтерской отчетности при расчете заработной платы.

  • Отсутствие учета переработанного времени, неверно использованная кодировка.
  • Неверно отображается расчет размера пособия в соответствии с листом временной недееспособности.
  • Данные, зафиксированные в расчетной документации, разнятся с размером рассчитываемой зарплаты.

При выявлении вышеперечисленных нарушений налоговый орган может применить штрафные санкции к предприятию в виде административного наказания в размере 5 000 рублей.

Если табель полностью будет отсутствовать у организации, руководитель компании может понести наказание в размере 50 000 рублей на основании статьи 5.27 Административного Кодекса.Табель учета отработанного сотрудником времени является обязательным мероприятием. Однако установленного формата, которого строго нужно придерживаться не существует. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать схему ее ведения.

Читайте также:

Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2018 году

/ / , 3,966 Просмотров Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени.

Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять. Оглавление

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

  1. его продолжительность (в часах и днях).
  2. вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;

Функции табеля:

  1. основа для составления отчетов в контролирующие органы.
  2. доказательство при соответствующих трудовых спорах;
  3. налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
  4. расчет переработки;
  5. основание правомерности увольнения вследствие прогула;
  6. адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
  7. отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
  8. контроль персонала;

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации.

Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием. Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными.
Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными.

Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс.

руб. (ст. 52.7 КоАП РФ). Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда. В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

  1. вахта;
  2. больничные;
  3. ;
  4. забастовка;
  5. ночное;
  6. в выходные и праздничные дни;
  7. вынужденный прогул;
  8. дневное;
  9. простой и др.
  10. оплачиваемые отпуска;
  11. повышение квалификации вне производства;
  12. сверхурочное;

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

  • При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации.

    Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется.

    После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.

  • В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
  • Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
  • Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
  • Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
  • Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками.

Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте. Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

  1. сканирование сетчатки глаза;
  2. предъявление электронных пропусков-карточек;
  3. видеофиксация с помощью камер и др.
  4. считывание отпечатков пальцев;

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме.

Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

  1. начальник структурного подразделения;
  2. бухгалтерии;
  3. отдела кадров;
  4. любое лицо, назначенное приказом руководства.
  5. директор;

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца. После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в Excel бланк:

  1. .
  2. .

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в Word бланк:

  1. .

в формате Excel Скачать бесплатно.

формы Т-13 на 2018 год скачать бесплатно в Pdf.

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы.

Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

  1. форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
  2. форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С.

Он напоминает развернутую таблицу.

Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре. Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

  1. ;
  2. полное наименование фирмы;
  3. название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Далее начинается заполнение каждой графы.

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

  1. 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.
  2. графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
  3. графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;

Далее графы отражают количество часов и дней, отработанных по факту. Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов. Они заполняются следующим образом:

  1. графа 8 – код бухгалтерского учета;
  2. графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
  3. графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.
  4. графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
  5. графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
  6. графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
  7. графа 7 содержит шифр оплаты труда;
  8. графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.).

Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

Вид рабочего времени Обозначение с помощью буквы Кодирование цифрой 1 Присутствие по стандартному графику Я 01 2 Работа в неурочное время Н 02 3 Занятость в выходные и праздничные дни РП 03 4 Сверхурочные C 05 5 Пребывание в командировке К 06 6 Ежегодный отпуск ОТ 09 7 Дополнительный отпуск ОД 10 8 Учебный отпуск У 11 9 Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства УВ 12 10 Учебный административный отпуск УД 13 11 Больничный по беременности и родам (декретный отпуск) Р 14 12 Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет ОЖ 15 13 Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства ДО 16 14 Административный отпуск, предусмотренный законодательно ОЗ 17 15 Оплачиваемая временная нетрудоспособность Б 19 16 Нетрудоспособность, не подлежащая оплате Т 20 17 Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников ЛЧ 21 18 Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей Г 23 19 Прогул ПР 24 20 «Короткий» рабочий день, объявленный работодателем НС 25 21 Выходные дни В 26 22 Отсутствие по неустановленной причине НН 30 23 Простой по вине компании РП 31 24 Простой по вине работника ВП 33 Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации. Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу.

Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями. Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени?

Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине). Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую.

Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть . Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»).

Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска. Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время.

Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел.

Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б».

Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного. Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

Проверьте, правильно ли вы усвоили прочитанный материал по теме: Табель учета рабочего времени У нас в компании мало сотрудников — можно ли работать без табеля учета рабочего времени? Нет, при небольшом штате вести табель не нужно Табель нужно вести всем компаниям имеющими работниковСотрудник не вышел на работу, как отметить это в табеле? Ставит статус «ПР» — прогул Ничего не ставим Указываем код НН — неявка по невыясненной причинеКак правильно вести табель учета рабочего времени?

Отмечаем каждый день присутствие работников на рабочем месте Вносим изменения в табель в случае изменения Любой из этих вариантовПомогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост!

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+