Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Сверка остатков продуктов

Сверка остатков продуктов

Сверка остатков продуктов

Как сверять остатки на складе. Рекомендации профессионалов


22 августа 2021Если ваша компания занимается продажей или производством любых товаров, то вам наверняка знакомо такое понятие, как сверка остатков. Это операция, пугающая неотвратимостью, сложностью и длительностью.

Пугающая многих, но не нас.В рамках проектов нам неоднократно приходилось решать задачу по организации регулярной сверки складских остатков. И с этой задачей, как и с многими другими, команда AXELOT успешно справлялась.

Накопленный опыт удалось систематизировать и, в каком-то смысле, обобщить – до такой степени, что теперь у нас есть работающая методика, которую мы берем за основу при разработке регламентов проведения автоматизированных сверок и в проектах по логистическому консалтингу.Сегодня мы хотим поделиться с вами рекомендациями по выполнению сверки остатков на складе с помощью .

Надеемся, после прочтения и применения этого опыта операция сверки для любого количества систем превратится в вашей компании в рутинную функцию, легко и безболезненно контролируемую линейным персоналом.В первую очередь речь идёт о базовых принципах документооборота в компании. От реализации корректного документооборота зависит многое, не только сверка остатков.Один из принципов корректного документооборота, который обязателен для сверки остатков, – информация о движении остатков в корпоративную систему всегда должна поступать из системы, в которой фиксируется физическое товародвижение.

Это может быть WMS, MES-система, система управления торговым залом и т.д. Любые исключения из этого правила должны быть отмечены в корпоративной системе и устранены.

Почему так?Всё потому, что у подавляющего большинства перечисленных систем есть одна особенность – «задним числом» в них обычно ничего не появляется, чего не сказать о системе корпоративной. Важно отметить, что несмотря на то, что «товар двигает» подчинённая система, инициатором такого движения должна быть корпоративная система, где перед выгрузкой документа-инициатора необходимо выполнить действия по резервированию товарных остатков. Иначе вы можете оказаться в ситуации, когда синхронного отражения фактических количеств может не произойти по причине банального отсутствия остатков.

К базовым принципам документооборота давайте отнесём и запрет на любые изменения обработанных документов в корпоративной системе – все изменения должны стать возможны только через новые корректирующие документы.Кроме того, во взаимодействии систем, сверкой остатков которых мы озаботились, обязательно должен быть реализован следующий принцип: все документы, осуществляющие движение остатков, должны иметь своё тождественное отражение во всех системах, остатки которых требуется сверять.

Это значит, что у любого документа, который количественно меняет остатки в корпоративной системе, должен быть Alter ego в WMS и наоборот. При этом, обмен между WMS и корпоративной системой должен производиться таким образом, чтобы документы в корпоративной системе создавались с датой, равной дате документа в WMS.

Плюс ко всему, такие особенности некоторых решений, как, например, различное время списания или оприходования разных строк документов, допускающее переход с даты на дату, также должны быть исключены.Что до третьей основы, то здесь всё достаточно просто – следует чётко понимать, что сверку остатков можно провести исключительно по учётным неоперационным остаткам систем, то есть, по остаткам на дату. Первым пунктом у нас идёт правило: сверку остатков имеет смысл производить только тогда, когда проведена сверка документов между системами.

И это правило – основа любой сверки остатков.

Если существует разница в документах у систем, то ни о какой сверке остатков речи быть не может до устранения противоречий.Второй, но не менее важной частью, является сам момент проведения сверки. Выбирать момент сверки следует с учётом активностей в системах: по опыту, наиболее удачным моментом для проведения автоматической сверки остатков является время после полуночи. По статистике, в это время активность склада снижается, активность корпоративной системы, связанная с работой человека, минимальна.

Но это не самая главная причина – выбирая момент после полуночи, мы исключаем путаницу в датах, ведь какой-либо процесс товародвижения мог начаться до полуночи, а закончиться после – применяя наше правило, мы получим возможность сверяться одним конкретным днём (сутками). Поэтому именно после полуночи, в начале нового дня,WMS должна сформировать два массива для сверки: массив с документами и массив с остатками. При этом необходимо понимать, что в массиве документов должны быть только те документы, которые появились в системе за прошедший с прошлой сверки период.Первым в «бой» бросаем массив с документами: каждый документ из массива должен найти своё отражение среди документов корпоративной системы.

Реализация такой сверки осуществляется с помощью назначения уникальных идентификаторов (ссылок) для каждого документа.

Можно предусмотреть и другие способы сверки документов, но этот является самым надёжным и близок очень многим системам.Сверка документов может дать нам два результата:

  1. все документы нашли своё отражение в корпоративной системе;
  2. не все документы нашли своё отражение в корпоративной системе.

Первый результат нас полностью устраивает и является самым желанным в этом процессе, однако жизнь вносит свои коррективы и, зачастую, первый результат будет появляться скорее как исключение из правил. Всему виной несколько причин, основная из которых – разное время обработки документов в системах. Но не будем о грустном, ведь каждая проблема имеет своё решение.

Процессы, которые препятствуют сверке документов, со временем завершатся. Ну а пока у нас на руках имеются остатки на определённые дату и время из WMS, а также список документов, которые не прошли сверку. Что же делать? Ответ прост – подождать, пока все документы не пройдут сверку, а как только пройдут, перейти к следующему шагу.Следующим шагом потребуется получить остатки на то время, в которое были сформированы остатки для сверки в WMS.

И в этом нелёгком деле нам поможет то, что мы уже знаем, какие документы участвовали в товародвижении за период «ожидания», а также знаем остатки на текущее время и дату.

Остаётся лишь учесть движения, созданные обозначенными выше документами в полученных текущих остатках и таким образом получить остатки корпоративной системы на момент сверки.

Дальше дело за малым: сверяем остатки и получаем искомый результат.Отдельно необходимо уточнить, что со стороны WMS в состав сверяемых остатков обязательно должны входить текущие расхождения по складу. Например, в ячейке склада в процессе работы недосчитались двух единиц товара.

В текущих остатках склада эти две единицы уже не участвуют, однако, пока на стороне корпоративной системы не подтверждена и не проведена недостача – этот «потерянный» товар следует учитывать при формировании массива остатков для сверки.Соблюдение вышеуказанных принципов и правил позволяет реализовать надёжную полноценную автоматическую сверку остатков с минимальным участием человека в процессе и корректными результатами.Евгений ХМЫРОВ, консультант WMS, компания AXELOT

Как посмотреть остатки в 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.

Необходимость проверять денежные или иные остатки – неотъемлемая часть работы бухгалтера. Часто приходится искать информацию о том, какое количество того или иного товара, материала хранится на складе.

Не менее важно иметь под рукой актуальную информацию о состоянии взаиморасчётов с поставщиками и покупателями, подотчётными лицами и сотрудниками организации.

В данной статье мы рассмотрим различные способы, как посмотреть остатки в программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред.

3.0. Основным инструментом для этого нам послужит стандартный отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.

Составляя этот отчёт, мы можем получить информацию об остатках на начало периода, обороты по дебету и кредиту за интересующий нас временной отрезок и остатки на конец периода. Найти данный отчёт мы можем в разделе Отчёты – Стандартные отчёты – Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Далее необходимо установить временной интервал, выбрать интересующий счёт или субсчёт и получить готовый отчёт по кнопке «Сформировать».
Далее необходимо установить временной интервал, выбрать интересующий счёт или субсчёт и получить готовый отчёт по кнопке «Сформировать».

Также ОСВ по счёту можно сформировать из общей ОСВ, щёлкнув по строке интересующего нас счёта или субсчёта, и выбрать из предлагаемых отчётов Оборотно-сальдовую ведомость по счёту.

Самой важной и востребованной, на наш взгляд, является информация об остатках денежных средств на расчётном счёте и кассе организации. ОСВ по счёту 51 позволяет увидеть обороты и остаток на счёте в разрезе всех имеющих расчётных счетов организации, а также по статьям движения денежных средств. Для получения данной информации по кнопке «Показать настройки» на закладке Группировка в табличной части добавляем поле «Статьи движения денежных средств».

Кроме того, остатки и обороты денежных средств по дням можно увидеть непосредственно в банковской выписке. Для того чтобы отображалась данная информация, в форме списка документов «Банковские выписки» по кнопке «Ещё» выбираем «Показать/скрыть итоги».

В результате данной настройки при установленном курсоре на банковской выписке в нижней части формы списка будет отображаться остаток денежных средств на расчётном счёте организации на начало дня, сумма поступления, списания, а также остаток на конец дня.

Остатки денежных средств в кассе организации можно посмотреть, используя ОСВ по счёту 50, а также с помощью отчёта «Кассовая книга». По кнопке «Кассовая книга» в журнале «Кассовые документы» (Банк и касса – Касса) мы получим отчёт «Кассовая книга», который можно также настроить по интересующему нас периоду. Данный отчёт выводит информацию о наличии денежных средств на начало рабочего дня, на конец рабочего дня и оборот.

В силу ряда причин остатки и обороты по ОСВ по счёту 50 и сведения из Кассовой книги могут не совпадать. Благодаря тому, что мы имеем возможность сравнить эти два отчёта, можно своевременно обнаружить и устранить ошибки в ведении учёта по кассе организации.

Ни один бухгалтер в своей работе не может обойтись без сверки расчётов с покупателями и поставщиками. Многие из нас для этого используют акт сверки расчётов с контрагентами (раздел Покупки (или Продажи) – Расчёты с контрагентами – Акты сверки расчётов. Данный отчёт позволяет получить информацию за определённый период по определённому контрагенту в разрезе договоров.

Кроме этого отчёта, для сверки остатков по расчётам с контрагентами я советую воспользоваться ОСВ по счёту 60 или 62 с установленным флагом «По субсчетам» на закладке «Группировка» по кнопке «Показать настройки». Дело в том, что акт сверки показывает остатки без учёта авансов по субсчетам 60.02 и 62.02. Не имея фактической задолженности с контрагентом и нулевое сальдо по акту сверки, мы можем увидеть остатки по дебету и кредиту по ОСВ счета 62.

Такое могло произойти при нарушении последовательности проведения документов оплаты и реализации. В данном случае оплата от покупателя, имевшая место раньше, чем реализация, была проведена в программе позже реализации, в результате чего не произошло зачёта аванса по счёту 62.02.

Для исправления ситуации достаточно просто зайти в документ реализации и перепровести его. Программа зачтёт аванс от покупателя в документе реализации.

Сформировав ОСВ по счёту 62, мы увидим, что сальдо нулевое, как и в акте сверки.

Призываем вас отслеживать такие ситуации, так как именно сальдо по дебету и кредиту 60 и 62 счетов попадёт в Бухгалтерский баланс, информация в котором может оказаться искажённой. В своей работе бухгалтеру приходится отслеживать задолженность подотчётных лиц перед организацией и задолженность организации перед подотчётными лицами. ОСВ по счёту 71 даёт нам информацию о состоянии взаиморасчётов с подотчётными лицами с возможностью отбора по конкретному элементу справочника «Физические лица».

Сформированный ОСВ по счёту 71.01 возможно раскрыть до карточки счёта, щёлкнув дважды по ячейке с числом в колонке «Обороты за период».

Карточка счёта содержит детальную информацию о взаиморасчётах с подотчётным лицом, которая будет полезна для обнаружения ошибок и устранения допущенных неточностей.

Что касается взаиморасчётов с сотрудниками по оплате труда, здесь нам, кроме ОСВ по счёту 70, поможет отчёт Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период) или Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно). Найти этот отчёт можно в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Отчёты по зарплате. Выглядит этот отчёт следующим образом.
Выглядит этот отчёт следующим образом. Только в том случае, если остатки по ОСВ по счёту 70 и сальдо на конец месяца в отчёте выше совпадают, мы можем быть уверены, что учёт по оплате труда в нашей организации ведётся верно.

Если остатки не совпадают, нужно искать ошибку в выплате зарплаты. Дело в том, что оборот по дебету в ОСВ по счёту 70 формируется по данным «Банковских выписок» на перечисление заработной платы, а данные в колонке «Всего включено в ведомости» отчёта «Анализ зарплаты по сотрудникам» – по данным «Ведомостей на выплату зарплаты». Теперь рассмотрим тему, как посмотреть остатки МПЗ на складах организации.

Обратите внимание! Чтобы иметь возможность посмотреть остатки МПЗ в разрезе складов организации, необходимо чтобы в программе вёлся (раздел Администрирование – Настройки программы – Параметры учёта – Настройка плана счетов – Учёт запасов). Для анализа остатков МПЗ предусмотрен типовой отчёт Остатки товаров в разделе Склад – Отчёты – Остатки товаров.

Он показывает актуальные остатки по складам на выбранную дату. В данном отчёте выводятся остатки по всем счетам учёта МПЗ без их разделения, например по счетам 10, 41, 43. Если нужно посмотреть остатки по конкретному счёту, то воспользуйтесь ОСВ по счёту.

Для того чтобы в данном отчёте можно было увидеть остатки в разрезе складов, по кнопке «Показать настройки» на закладке «Группировка» добавляем поле «Склады». На закладке «Показатели» устанавливаем флаг «Количество».

Сформировав отчёт, мы получаем исчерпывающую информацию о количестве и стоимости остатков товаров на складах за интересующий нас период.

В данной статье мы рассмотрели, как в программе 1С: Бухгалтерия 3.0 можно посмотреть остатки по разным участкам бухгалтерского учёта. Если вопросы всё же остались, мы будем рады вам помочь.

Вы можете воспользоваться услугами нашего Центра экспертной поддержки 1С.

Наши специалисты дистанционно подключатся к вашему компьютеру и окажут необходимую техническую или консультационную поддержку. Данная услуга входит в тарифы обслуживания 1С.

Инвентаризация товара на складе: порядок проведения ревизии в складском помещении

Инвентаризация товаров на складе – это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях.

Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах.

Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве. Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику.

Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.

Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:

  1. сокращение более 50% штата работников;
  2. факт хищения, незаконного использования имущества, порчи;
  3. смену руководства или передачу права владения и управления компанией;
  4. полное или частичное уничтожение запасов в результате ЧП.
  5. перевод организации в другую форму собственности;

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором.

Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия. Документы для скачивания.

  1. , которая хранятся у ответственного за сбережение работника (форма ИНВ-5) – учитываются все запасы. В расписке к бланку указывается, какие наименования необходимо оприходовать или списать. Факты разногласия с данными учета в бухгалтерии прописывают в ведомости (форма ИНВ-19).
  2. , не прибывших на склад (ИНВ-6) – уместен для учета изделий, которые не доставлены из-за длительной транспортировки, доставляются, их декларируют с соответствующими пометками в период инвентаризации товара на складе, как правильно провести такую проверку, рассмотрим подробнее ниже.
  3. – необходима в 2 экземплярах для фиксации итога по факту подсчета изделий. Хранятся бумаги у проверяемого работника и в бухгалтерии.
  4. – постановление руководителя обо всех шагах, которые необходимо предпринять относительно мероприятия. На крупных предприятиях по разным видам складских запасов допускается оформление нескольких экземпляров формы. Чаще всего большое количество распоряжений создают при необходимости проведения ревизии на нескольких помещениях в пределах одной компании.
  5. , выданных ранее (форма ИНВ-4) – заполняется для полученных наименований, по которым нет оплаты. По таким позициям существуют особые условия перехода прав владения. В бланке их классифицируют по двум категориям: не получена выручка из-за просрочки и в связи с не наступлением даты оплаты.

Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря.

Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год. Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей. Контроль остатков выполняется по инициативе руководителя компании для сличения фактического количества запасов с итоговыми данными, указанными в документах.

Мероприятие позволяет установить естественную убыль, возникающую в процессе порчи и прочих причин, не связанных с человеческим фактором, арифметические и технические ошибки в первичной документации, пересортицу, недостатки и избытки. Порядок проведения инвентаризации на складе регламентирован положениями Методических указаниях, утвержденных Приказом № 49 Минфина от 13.06.1995 г., при обнаружении факта кражи или подозрения хищения задействуются сторонние службы.

К ним относятся независимые экспертные комиссии, аудиторы, представители правоохранительных органов и налоговой службы.

Представителей каждого вида инспекции включают в состав комиссии фирмы и утверждают изданием специального распоряжения. Пересчет проводится в присутствии сотрудника, отвечающего за хранение, но в состав комиссии его не включают.

Это утверждается приказом, изданным руководителем. На небольшой фирме назначают не менее трех человек, на крупном предприятии – от 6 человек.

Рекомендуется назначать в состав таких специалистов:

  1. сотрудника, отвечающего за соблюдение трудовых прав.
  2. руководителя или заместителя компании;
  3. главного бухгалтера либо его зама;
  4. работника службы безопасности или охраны фирмы;
  5. начальника подразделения;
  6. представителя отдела логистики;

Состав комиссии при проведении инвентаризации на складе подбирается по усмотрению руководителя.

Задача – обеспечить эффективный пересчет. На ревизии должен присутствовать инвентарь, необходимый для взвешивания, пересчета, а также соответствующая техника для пересчета и транспортировки.

Если количество сотрудников в комиссии утверждено меньше минимально допустимого количества, результаты мероприятия будут признаны недействительными. Полный контроль запасов предполагает пересчет и сличение всего имущества на предприятии.

Проверке подлежат также объекты, которые фирма арендует. Частичная ревизия – исследование только некоторых товаров и ценностей. Если в процессе мероприятия выявляется недостача, спектр проверки расширяется. Выборочная – подразумевает пересчет только определенных видов запасов или ценностей. Плановая – назначается согласно утвержденному графику.

Плановая – назначается согласно утвержденному графику. Список исследуемых объектов определяется руководителем. В складском помещении наводят порядок.

У многих возникает вопрос: с чего начать, как провести инвентаризацию на складе эффективно. Изначально подготавливаются документы для комиссии, связанные с приходом, списанием, движением и прочими операциями (порча, утеря, расход) за проверяемый период.

В бумагах, относящихся к предыдущему подотчетному периоду, проставляют отметку «До инвентаризации». Подготовка их позволяет ускорить процесс ревизии и своевременно обнаружить расхождение факта с первичным документом.

Материально ответственное лицо отдает отсортированный пакет бумаг комиссии под подпись. Ко всем описям прилагают документы о запасах, списанных в расход. Списание заверяется подписью. Согласно правилам проведения инвентаризации на складе подготавливают сличительные ведомости. В процессе пересчета в них будет вноситься текущая информация, связанная с несоответствием по факту со сведениями в документах.

В процессе пересчета в них будет вноситься текущая информация, связанная с несоответствием по факту со сведениями в документах.

Данные заносятся в единый реестр, в который записывают все ведомости и описи. По окончании процедуры формируют заключение согласно информации в реестре. Товары, которые находятся в складском помещении временно, фиксируют в отдельной ведомости.

Все факты несовпадения, в том числе отсутствие, обязательно записываются. Материально ответственное лицо должно быть на рабочем месте во время оформления такого разногласия. При обнаружении неоднозначных ситуаций проводят повторное сличение экземпляров с информацией из сформированного отчета.

Издание приказа является началом инвентаризационного процесса. Распоряжение составляется в произвольной форме, либо на бланке (ИНВ-22).

В нем прописывается причина проведения проверки, состав комиссии, перечень проверяемых запасов или объектов, дата и срок выполнения. Приказ составляется в соответствии с нормами делопроизводства в печатном варианте по образцу.

Это распоряжение дается для ознакомления всем членам инвентаризационной комиссии под подпись на документе.

Ревизия склада — это выявление фактического наличия запасов и остатков. Сведения записывают в описи по разделам: вид товара, сорт, артикул и прочие важные идентификационные данные согласно пункту 3.15 Методических указаний. Сличение осуществляется посредством перевешивания, перемеривания.

информация заносится в ведомость только по факту пересчета, не допускается запись со слов, в том числе заинтересованного лица. Обязательной ревизии подлежат:

  1. ценности компании, хранящиеся на территории других фирм;
  2. наименования в пути;
  3. материалы, переданные для переработки в другие организации.
  4. выданные товары, оплата по которым ним не получена;

Тара исследуется комиссией по виду, состоянию и цели использования согласно пункту 3.26 Методических указаний.

Если в период проведения процедуры необходимо получить новые товары, их принимают в присутствии комиссии и ставят на приход по окончании инвентаризационной проверки.

Факт получения фиксируется в отдельной ведомости. Если регламент проведения инвентаризации на складе нарушен, сроки проверки затянулись, отпуск продукции допускается после письменного разрешения руководства.

Отпущенный товар фиксируется в отдельную ведомость, а выдача выполняется в присутствии комиссии. Если у материально ответственного лица в распоряжении несколько складских помещений, проверка выполняется постепенно. После окончания ревизии помещения его опечатывают пломбиратором и переходят к осмотру следующего.

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

  1. опись (ИНВ-3);
  2. документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
  3. акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
  4. сличительная ведомость (ИНВ-19).

Формируются бумаги, подтверждающие факты недостачи. Если виновное лицо не установлено, такое несоответствие фиксируют проводками:

  1. ДТ94 КТ1;
  2. ДТ91/2 КТ64.
  3. ДТ2 КТ1;

Существуют пределы недостачи, которые можно отнести к производственным издержкам.

Если количество недостающего товара превышает допустимые нормы, дополнительно назначают расследования с целью выявления виноватых лиц и причин несовпадения. Если комиссия установила виновника недостачи, информацию помечают такими проводками:

  1. ДТ73 КТ94;
  2. ДТ50 КТ73.

Излишки оформляются проводкой ДТ1 КТ91/1.

У многих возникают сложности с оформлением итоговых документов по ревизии на складе, как проводится завершающий этап, рассмотрим далее. После составления итоговой документации по результатам проверки формируется протокол о работе комиссии и выполняется расчет расхождений в денежном эквиваленте.

Рекомендуем прочесть:  Пятиэтажки в матвеевской

Этот показатель может подтвердить убытки или экономию на производстве. Причиной недостачи бывает ненадлежащее хранение, кража, халатность ответственного за ценности лица. Избытки (экономия) в большом размере появляются в результате недобросовестной работы сотрудников или мошеннических действий с первичными документами или программами учета.

Лица, признанные виновными в появлении несоответствий факта с учетными данными, подлежат материальной ответственности. Они компенсируют убытки посредством возмещения положенных сумм из заработка в объеме согласно положениям договора о материальной ответственности и контракта. Руководитель вправе понизить виновную сторону в должности, а при хищении в крупных размерах уволить с предприятия по соответствующей статье Трудового Кодекса или передать дело в правоохранительные органы.

Сверка товаров по факту с учетными данными может проводиться посредством ручного пересчета, механического взвешивания либо с задействованием терминала, позволяющего сканировать штрихкод и вносить информацию в базу. Ручной подсчет уместен для частичной или выборочной проверки, а также при выполнении ревизии на маленьком складе. Автоматизированный пересчет позволяет уменьшить срок проведения мероприятия.

Используется для замены сличения вручную на сбор информации с задействованием оборудования. Такая ревизия позволяет снизить вероятность неточностей, связанных с человеческим фактором.

Процесс маркирования является трудоемким.

Компания «Клеверенс» предлагает обновленные , например, — для работы по новым условиям отчетности, а также по маркировке разных товарных групп. Для считывания стикеров и штрихкодов используют специальные мобильные считыватели.

Остатки пересчитываются через терминал базы данных.

Информация вносится в базу автоматически по каждой единице товара.
К достоинству автоматизированной проверки «Клеверенс» относят:

  1. затраты на внедрение автоматизации окупятся в течение 2 лет;
  2. отсутствуют ошибки из-за человеческого фактора;
  3. сокращение времени на сбор и обработку информации в 2 раза;
  4. риск искажения информации сводится к минимуму.
  5. не требуется закрытие склада на период ревизии;

Внедрение автоматизации выполняется поэтапно.

Изначально формируется база данных, в соответствующие разделы которой вносят информацию по имуществу, товарам, запасам и прочим материальным ценностям на предприятии. Каждая подотчетная единица маркируется стикером или штрих-кодом, позволяющим найти позицию в базе. Для считывания данных с таких наклеек используется сканер.

Сведения обрабатываются и сохраняются в базе.

Факты совпадения фиксируются сразу, а информация о недостающих экземплярах или отсутствующих позициях становится доступной после завершения проверки. Терминал самостоятельно оповещает о недостаче. Полученные данные записываются в электронном формате и используются для расчетов и анализа.

Компания Cleverence предлагает программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, позволяющее маркировать изделия и отслеживать статистику, какие марки по данному наименованию поступают в складской комплекс.

Во время ревизии не допускается смешивание позиций, перенос на хранение в другие секции или помещения. На период проверки запрещается отпуск запасов и расходных материалов на производство за исключением ситуаций, когда необходимость выдачи подтверждена письменным разрешением руководителя. Если опись выполняется в течение длительного промежутка времени, не разрешается пропуск на территорию сотрудников, в том числе заведующего отделом, без присутствия комиссии.

По окончанию рабочего дня объект опечатывают с указанием точного времени на пломбе.

Инвентаризационная комиссия проводится перед составлением годовой итоговой документации.

Результаты мероприятия подлежат обязательному документированию. По окончании проверки составляется протокол, который визируется подписью руководителя и печатью компании.

Инвентаризация товаров на складе – это единственный способ подтвердить целостность сбережения материальных ценностей в складском помещении компании.

Количество показов: 11479

Расхождение остатков ЕГАИС и декларации

Вопросы по декларациям?

Вступайте в в Вконтакте, посвящённую ЕГАИС алкоголь. Рассмотрим наиболее распространённые: Чаще всего, основанием для расхождения между фактическими остатками и отчетностью служит недопонимание принципа работы системы ЕГАИС. Несвоевременное списание продукции в системе ЕГАИС.

Несвоевременный прием ТТН в системе ЕГАИС. Организация ранее торговала алкоголем, но затем перестала этим заниматься.

В ЕГАИС присутствуют остатки, которые так и не были списаны, но в декларациях их не отобразили.

ЕГАИС работает в режиме реального времени, соответственно, все операции фиксируется в момент их свершения и если организация не будет учитывать данный нюанс, то расхождений не избежать. В каких случаях допускается расхождение?

  • В случае со вскрытием тары, стоит учитывать, что в систему заносятся данные всего объема тары, к примеру 50 литров, исключая фактическую реализацию – в 15 литров. В ЕГАИС зафиксируется – 50 литров, во внутреннею документацию 15 литров.
  • И наоборот, когда вы принимаете алкоголь, то накладная поставщика, выписанная от 30.09.19 г., заносится в декларацию за 3 квартал, даже если в ЕГАИС вы зафиксировали приход в следующем квартале 01.10.19 г.
  • Когда алкоголь был продан 30.09.19 г. числа, а в ЕГАИС его списали 01.10.19 г. В этом случае, данные по реализации алкоголя 30.09.19 г. будут отражены в декларации за 3 квартал.

Поможем убрать расхождения остатков Последствием некорректного учета алкоголя могут стать «письма счастья» о расхождение остатков алкогольной продукции(АП).

Расхождения в остатках трактуется как нарушение статьи 14.19 КоАП РФ:

  1. должностное лицо могут оштрафовать от 10-15 тыс. рублей;
  2. юр. лицо — от 150-200 тыс. рублей;

При формировании деклараций по алкоголю рекомендуется сверять фактические остатки с данными в системе ЕГАИС. Внимательно убедитесь, что сведения внутреннего учета совпадают с данными ЕГАИС.

Данный способ проверки больше подходит для выявления больших несоответствий остатков в декларации и ЕГАИС, если вы хотите быть уверены в точности до бутылки, то на него полагаться не стоит, но это лучше, чем ничего.

ЕГАИС-Агент

  • Чтобы посмотреть остатки в ЕГАИС на определённую дату необходимо установить ЕГАИС-Агент –
  • (Агент устанавливается на компьютер где стоит УТМ и ключ ЕГАИС) Если вы заполняете декларацию с помощью сторонней организации, то установите ЕГАИС-Агент до начала декларационного периода.

    Так вы сможете узнать, какие остатки в ЕГАИС на первое число, и, спросив у тех, кто заполняет вам декларацию, какой объём они вам проставили, сверить разницу с вашими данными. Разница допускается только в двух случаях, в остальном, декларация должна быть равна остаткам в ЕГАИС.

    После установки ЕГАИС-Агента и ЕГАИС-Декларанта переходим к следующему этапу. 1 Выгрузка остатков с ЕГАИС-Агент В панели задач запускаем ЕГАИС-Агент: После двойного щелчка левой клавишей мышки по значку программы, выйдет следующее окно. Здесь вы можете отследить работоспособность УТМ (если ваш адрес УТМ и порт отличаются, то необходимо указать свои настройки), также указываем папку, где располагается УТМ.

    2 Для запроса остатков с ЕГАИС выбираем «Запросить остатки»: Ожидаем загрузки остатков. Затем, в меню «Выгрузка» выбираем «Выгрузить остатки»: Устанавливаем дату, за которую хотим выгрузить остатки: Выбираем папку для сохранения и нажимаем «Сохранить»: Должно выйти информационное сообщение с вашими остатками.

    Далее, если у вас самостоятельно не получится сверить остатки в ЕГАИС-Декларант, то вы можете прислать нам данный файлик с остатками и файлик декларации за предыдущий период в формате XML на почту Адрес электронной почты защищен от спам-ботов.

    Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. Мы уже проверим сами и более детально, стоимость услуги — 350 рублей.

    1. Сверку можно выполнить и в демо (бесплатной) версии программы ЕГАИС-Декларант —
    2. Инструкции по установке :

    3Загрузка остатков в ЕГАИС-Декларант При первом запуске программы необходимо заполнить данные организации, это можно сделать вручную или загрузить информацию из вашего файла с декларацией.

    Выбираем «Создать из файла» Выбираем декларацию за предыдущий квартал, ожидаем окончания загрузки. В следующем окне указываем ваш ФСРАР ID и переходим в раздел «Работа с декларациями».

    Создаем новую декларацию, нажав на кнопку «Добавить»: Выбираем период и форму декларации, затем нажимаем «Ок»: Затем выделяем нужную декларацию и нажимаем «Изменить данные»: Выбираем «Импорт остатков из ЕГАИС» и загружаем файл из ЕГАИС-Агент: 4 Сверка остатков Например, в декларации вы указывали конечные (фактические) остатки в размере 30.103 далл. Приход у вас составляет 160.468 далл А в ЕГАИС числятся остатки в количестве 161.8 далл Как видите, количество остатков в ЕГАИС превышает количество прихода, такая проблема обычно возникает у организаций, которые несвоевременно проводили списание алкогольной продукции в системе ЕГАИС и вели некорректный учет в системе ЕГАИС.

    Сверка остатков по 2 регистру

    Перед сведением остатков перейдите в раздел Движение продукции-Остатки продукции и запросите остатки по 2 регистру.

    Если есть красные строки в остатках по 2 регистру, то выполните инструкцию. В первую очередь нужно сделать так, чтобы красных строк в остатках по 2 регистру не было. Если красных строк в остатках по 2 регистру нет, но в сверке остатков есть серые строки с отрицательными числами или красные строки, в которых в столбце количество (РД) стоят отрицательные числа, то затем нужно избавиться от них, выполнив инструкцию.Пока остатки по 1 регистру не будут сведены, с остатками по 2 регистру работать не рекомендуется.

    • После выполнения данной операции откроется окно с остатками продукции.Белые строки — количество продукции в RD сходится с количеством продукции в ЕГАИС. Серые строки — продукция числится на остатке в RD, но отсутствует на остатках в ЕГАИС. Зеленые строки — количество продукции в RD больше количества продукции в ЕГАИС. Синие строки — количество продукции в ЕГАИС больше, чем количество продукции в RD, либо в RD такой продукции на остатке нет, а в ЕГАИС продукция числится. Красные строки — отрицательные остатки в ЕГАИС.Внимание! В зеленых и белых строках последние столбцы нередактируемые.
    • Перейдите в раздел Движение продукции/Журнал документов
    • Сохраните результаты выполнения данной операции, нажав Excel. Внимание! Если вы отправляете через УТМ кассовые чеки, содержащие маркированную алкогольную продукцию, при этом ваша касса не взаимодействует с РД, то остатки на 2 регистре ЕГАИС постоянно меняются (всегда будут появляться разноцветные строки). Остатки могут быть выделены разными цветами и шрифтами в зависимости от совпадения остатков продукции в программе и в ЕГАИС:
    • Нажмите Сверить остатки продукции по ЕГАИС.
    • Выберете 2 регистр учета остатков продукции
    • Серые строки с положительными числами означают, что данная продукция есть в RD, но ее нет в ЕГАИС на 2 регистре. Если есть серые строки с положительными числами, то выполните инструкцию.
    • Красные строки означают минус на 2 регистре в ЕГАИС.

      Это значит, что вы отправляли через УТМ кассовые чеки по маркированной алкогольной продукции, но не перевели с 1 регистра на 2 регистр проданную продукцию, чтобы закрыть минус на 2 регистре.

      Если есть красные строки, в которых в Количестве (ЕГАИС) указаны отрицательные числа, а Количество (РД) не заполнено или в Количестве (РД) стоят положительные числа, то выполните инструкцию.

    • Зеленые строки означают, что количество продукции в RD больше количества продукции в ЕГАИС.

      Если есть зеленые строки, то выполните инструкцию.

    • Белые строки означают, что количество продукции в RD сходится с количеством продукции в ЕГАИС. Если вам необходимо списать продукцию по белой строке, то выполните инструкцию.
    • Синие строки означают, что количество продукции в ЕГАИС больше, чем количество продукции в RD, либо в RD такой продукции на остатке нет, а в ЕГАИС продукция числится.

      Если есть синие строки, в которых столбец Количество (RD) не заполнен, выполните инструкцию.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +