Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Акт сдачи журнала в архив

Акт сдачи журнала в архив

Акт сдачи журнала в архив

Отличный секретарь


Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы – неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают.

Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах.

Надо только как следует изучить их и начать использовать. В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры. В статье о номенклатуре дел мы уже писали, каковы различия между грудой бумаг непонятного назначенияи архивом.

Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.

Понятно, что как только организация создает свой архив, сразу же появляется много желающих сдать туда старые документы, освободив место на полках и в шкафах. При этом никто не знает, как это нужно делать. Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы.

Работники же заниматься оформлением не желают.

Так кто прав? Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526), они же . В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании.

Речь идет о номенклатуре дел, положении об архиве, правилах передачи дел в архив и других документах. Как грамотно осуществить сдачу документов в архив организации подробно описано в п.3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002): 3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.

Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы.

Наименование каждой картотеки включается в опись. Итак, подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в структурном подразделении организации.

Это вполне оправданно. Работник архива, может быт, и умеет более ловко сшить документы, но он не разбирается во всех тонкостях процессов, которые осуществляет каждый отдел. В одно дело может войти и рабочая переписка и копии приказов и договоров и многие другие документы, относящиеся к одной и той же производственной задаче.

Архивариус этого не знает, потому к формированию дел и привлекаются те, кто эти дела создает.

По нормативным документам мы должны сдавать в архив дела: — имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения, — с постоянным сроком хранения, — дела по личному составу. Часто, если это требуется в организации, в этот список вносятся и дела, имеющие временный срок хранения – до 10 лет.

Многие отделы стремятся сдать в архив дела, имеющие пятилетний срок хранения. Это не запрещено, но должно быть указано в нормативном документе компании.

В начале календарного года сотрудник архива или ответственный за архив составляет график сдачи документов. Этот график проходит ряд согласований с руководителями отделов, секторов и других структурных подразделений, а после этого утверждается директором.

Приведем пример: Лучше не указывать в таком графике конкретную дату сдачи.

В этот день отдел может быть занят каким-то срочным заданием, и график будет нарушен. Поэтому мы рекомендуем вам указывать временные интервалы и стараться их расставлять так, чтобы не было пересечения.

Фрагмент вебинара о графике приема документов в архив: Как уже говорилось выше, в архив нужно сдавать сформированные дела, а не отдельно документы. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой, утвержденной на предприятии.

Если номенклатура не подразумевает что-либо, это можно внести в нее «от руки».

Существует два варианта того, как дела сдаются в архив:

  • Сформированные дела могут сдаваться в папках-регистраторах. Такой вариант применяется в том случае, когда перед тем, как поставить дела на хранение, необходимо снять копии документов или отсканировать их для создания архива он-лайн. Ответственный за хранение организует сканирование и затем переплетает и снабжает дела надписями сам.
  • Дела могут быть переданы уже сформированными. Это будут дела с картонными обложками и соответствующими надписями на корешках и обложках. Дела формируются сотрудниками организации. Ответственный за архив проверяет, чтобы все было оформлено по правилам и после его проверки производится сшивание дела.

В первом случае возникает много вопросов, т.к. правильно оформить дело – задача довольно сложная для человека, который не занимается архивным делом постоянно. Архив должен оказывать помощь подразделениям.

Дела принимаются в архив по описи. В ней перечисляются все передаваемые единицы хранения и стоят подписи сдающей и принимающей стороны. Это необходимо для того, чтобы потом документ попросту не .

Дела передаются в архив органиации по описям, форма которых утверждена Правилами-2015 в Приложениях 23 (для передачи дел на бумажном носителе) и 24 (для передачи электронных дел).

как заполнять описи, показано в вебинаре, запись которого можно увидеть ниже.

Вебинар, которй мы проводили совместно с Издательским домом «АКТИОН-МЦФЭР», который так и называется «Передача дел в архив организации»: Image by Michal-Marcol / www.freedigitalphotos.net Опубликовано: | Метки:

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

В случае смены сотрудника, который является ответственным за хранение архива, будь то руководитель или заведующий, составление акта приема-передачи документов необходимо проводить в обязательном порядке и в соответствии с установленными формами нормативных документов. В первую очередь нужно , которая будет включать в себя не менее трех человек, одним из которых должен быть представитель службы делопроизводства. Далее представлен образец оформления акта.

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Диадема» Генеральный директор ЗАО «Диадема» А.С. Колбышев АКТ 22.07.2014 22.07.2014 г.

№ 29 г. Норильск В соответствии с приказом ЗАО «Диадема» от 17.07.2014 г.

№ 14 Малькова Р.С. передала, а Смирницкая А.Ю. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя Чернова Г.А.

и членов Ященко С.Е., Кирилловой И.В., Румянцевой Н.Х. документы архива за 2007-2012 годы и справочный аппарат к ним. № п/пНазвание и № описиКол-во экземпляров описиКол-во принятых делКол-во ед.

хр. страхового фондаПримечание 1 2 3 4 5 6 1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2007—2011 годы 1 39 — 2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2012 год 1 12 — 3 Опись дел № 2 по личному составу за 2007—2011 годы 1 31 — 4 Опись дел № 2 по личному составу за 2012 год 1 23 — Итого принято 105 (сто пять) дело и 2 (две) описи по одному экземпляру. Документы и описи находятся в удовлетворительном состоянии.

Наряду с этим передаются:

  1. журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  2. дело фонда;
  3. печать «Архив».
  4. журнал учета поступающих и выбывающих документов (имеет электронный вид);

Общая площадь архива – 54,3 кв.м.

Помещение архива находится в удовлетворительном состоянии. Оборудование и инвентарь – наличие и состояние:

  1. стеллаж металлический – количество 7 (семь) шт.;
  2. гигрометры психрометрические ВИТ-2 – количество 2 (две) шт.
  3. стеллаж комбинированный – количество 5 (пять) шт.;
  4. порошковый огнетушитель ОП-4 (3) -АВСЕ-01 – количество 3 (три) шт.,

Помещение обеспечено охранной сигнализацией и оснащено системой пожарной безопасности.

Оборудование и инвентарь находятся в хорошем состоянии.

Передала Малькова Р.С. Приняла Смирницкая А.Ю. Председатель комиссии Чернов Г.А.

Члены комиссии Ященко С.Е. Кириллова И.В.

Румянцева Н.Х. Документы, подлежащие передаче (вернее опись документов, находящихся в архиве), должны быть перечислены в форме таблицы.

А поскольку на обычном предприятии страховой фонд отсутствует, в соответствующей графе ставится прочерк. Очень часто на предприятиях основным научно-справочным аппаратом является только архивное описание дел, и это совершенно нормально. При назначении другого сотрудника ответственным за архив в акте приема-передачи следует указать:

  1. наличие учетных документов, и их состояние;
  2. факт наличия печати;
  3. в каком состоянии и количестве находится инвентарь и оборудование.
  4. факт наличия архивных документов и состояние, в котором они находятся;

Здесь можно ознакомиться с установленной формой .

Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий

> > > Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с . Любая хозяйственная операция подтверждается документально.

Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно?

Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.Содержание:За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось . У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.Когда нужно сдавать :

  1. При создании на предприятии электронного архива
  2. В случае перемещения внутри организации
  3. При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)
  4. В случае отсутствия места для их хранения

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е.

начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.Дела группируются по срокам следующим образом:

  1. предназначенные к уничтожению
  2. постоянное хранение
  3. временное хранение

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями., можно группировать по следующим признакам:

  1. хронология
  2. номенклатура
  3. географический признак
  4. алфавит
  5. дата

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив:

  • На последнем листе тома указывается заверительная надпись, которая включает количество прошитых листов.
  • Составляется опись. Каждое дело пронумеровывается и вносится в опись. На документацию, связанную с сотрудниками предприятия, формируются отдельные описи.
  • Обложки дел формируются с учетом ГОСТ.
  • При сдаче бухгалтерской документации нужно разделить первичную документацию и бланки строгой отчетности.

    При наличии таких бланков в присутствии членов комиссии.

    Данные документы являются материальными ценностями.

  • Листы дела сшиваются и пронумеровываются. Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.
  • Если заголовок дела не отображает содержание, то используют внутреннюю опись.
  • Сгруппированные документы .
  • Если подшивка бумаг может нанести вред экземпляру (например, старинная рукопись), такие документы не сшиваются, а передаются в коробках или папках.

Документы группируются в дела, имеющие одну тему, с одним сроком хранения.

Папки формируются в рамках одного календарного года и складываются с учетом хронологии событий. Приложения к документам прикрепляются вне зависимости от срока утверждения и даты.

В случае неверного оформления или выявления несоответствия стандартам, документы возвращаются на доработку.Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива.

Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании .

При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа.

Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.

Если документы изымаются по решению суда, то процедура проходит в присутствии представителей организации. В таком случае существует возможность снять копии изымаемой документации с указанием на них даты изъятия.

На весь составляется протокол, который передается под роспись руководителю.В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель.

Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора. Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.Формат акта не унифицирован, но содержит ряд реквизитов, которые необходимо заполнить, это:

  • В акте указываются действующие стороны акта: наименование ЮЛ, ФИО представителей.
  • Акт нумеруется, проставляется дата и место оформления.
  • .
  • Документ заверяется печатью и подписями передающих/принимающих сторон.
  • Перечисляются все документы, готовые к передаче в архив. Кроме наименования, перечень содержит количество листов, указывается дата и тип документов (оригинал либо копия).

Акты оформляются в двух экземплярах, если документы хранятся на предприятии, и в четырех, если документы сдаются в гос. архив.Законодательством регулируется составление акта в случае, когда передаются бланки строгой отчетности/материальные ценности.

В остальных случаях на рассмотрение руководителей и заинтересованных лиц.Вариантов хранения документов два:

  1. Вариант №1. Хранение на территории предприятия. В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.
  2. Вариант №2. Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос. архив обязан принять безвозмездно.

Примерный документов в архив, вы можете посмотреть здесь: играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия.

Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет. Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки. А оформление акта даст гарантию передающей стороне, что вся документация находится в надежном месте и ее сохранность обеспечена.
А оформление акта даст гарантию передающей стороне, что вся документация находится в надежном месте и ее сохранность обеспечена.

Держите документы в порядке! Читайте также:

Сдача документов в архив

Архив имеется во многих сферах жизни.

Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов.

Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место.

Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

  1. Не подлежащие хранению.
  2. Для временного хранения.
  3. Для постоянного хранения.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно. Содержание статьи:

  1. сервер 1С:Предприятия (x86-64);
  2. клиентскую лицензию на 100 подключений.
  3. программу «1С:Документооборот КОРП» со встроенными функциями, которые нужны для удаленной работы сотрудников.
  4. 1С:Сервер взаимодействия;

Процесс происходит в несколько этапов:

  1. Передача в архив.
  2. Подготовка и оформление.
  3. Экспертиза и отбор документов.
  4. Составление описей.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности.

Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами. Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно.

В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться.

В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации.

Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение.

Но требования к ведению от этого не меняются.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии.

Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению.

Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами.

Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление.

В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить.

Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени. При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями.

Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями.

Известно, что металл подвержен коррозии. Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму. Теперь подробнее про обложку дел.

В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы.

В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку. Здесь также подразумевается двойное ведение.

Архивные описи составляются в 3-х экземплярах.

После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год. Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

  1. Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
  2. Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
  3. Для дел временного хранения за тот же период — в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы.

Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде.

А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники. Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно.

Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы. Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

  1. Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
  2. Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
  3. Определение законченности сводной описи.
  4. Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления.

Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации. Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров.

Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году.

Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года.

Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках.

Под ним пишется новое название.

Здесь есть правила для предприятий разного размера.

В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному. Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.
Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается.

В общем виде это выглядит следующим образом:

  1. Временные — №2.
  2. Постоянные — №1.
  3. Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм.

Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии.

Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения. Остались вопросы? Понравилась статья? Поделитесь с друзьями! Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать звонок

Рубрики

    Вопрос: Как корректно передавать входящую, исходящую корреспонденцию в архив на хранение, а также приказы и распоряжения? Вероятно, нужны опись, нумерация, сшивание, акт передачи, приказ? Ответ: По правилам архивного дела передавать на хранение в архив организации нужно дела постоянных, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, не ранее чем через один год после завершения в делопроизводстве (п. 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). На практике это правило часто не соблюдается: дела передаются абсолютно все и иногда сразу по завершении в делопроизводстве. Прежде всего нужно выяснить, какие ваши дела готов принять архив. Переписка должна быть скомпонована по принципу «Запрос-Ответ». Но если у вас она собрана по принципу «Входящие-Исходящие», передавайте в таком виде. Это дело со сроком хранения 5 лет, и тратить время на формирование историй переписок нецелесообразно. Дела «Приказы по основной деятельности» и «Распоряжения» формируются в хронологическом порядке, от № 1. Что касается оформления дела, то тоже следует обратиться в архив и уточнить, в каком виде они принимают дела. Структурные подразделения должны сдавать дела уже полностью оформленными и сшитыми, но в организациях это правило соблюдают крайне редко: если есть архив, то его сотрудники и занимаются сшиванием документов. Дела со сроками хранения до 10 лет (в вашем случае это переписка), за исключением дел по личному составу, достаточно сдать в упорядоченном виде в папках-регистраторах, не проводя нумерацию страниц и сшивание. Дела постоянных сроков хранения (приказы, распоряжения) подлежат полному оформлению: делятся на тома, страницы каждого тома нумеруются, к каждому составляется титульный лист и лист-заверитель. Формы титульного листа и листа-заверителя можно найти в Правилах 2015 (приложения 28 и 8 соответственно). Более подробно правила полного оформления дел можно найти там же, в пункте 4.19. Передача дел в архив на хранение оформляется специальной описью. Ее форма приводится в приложении 23 (для дел на бумажном носителе) и 24 (для дел на электронных носителях) к Правилам 2015. Опись составляется в двух экземплярах, на каждом из которых расписывается архивариус о том, что принял дела на хранение. Приведем пример описи дел для передачи в архив на бумажном носителе. Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна 23.01.2019, 10:00 Подписаться на новости © ООО «Профессиональное издательство», 2002-2021 Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции. Выписываете журнал? Я согласен с политикой ПОДПИСАТЬСЯ

Архив лаборатории.

Процедура. Архивное дело

Открытая разработка документов | LINCO Open Source Организация архивного дела. Процедура Версия 1. 22.04.2021 Организация архивного дела.

Процедура Содержание 1. Назначение и область применения 1.1. Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории.

1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории. 1.3. Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения, упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.
1.3. Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения, упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества. 2. Нормативные ссылки 2.1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 2.2.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»; 2.3.

«Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»

; 2.4. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества.

Требования»; 3. Определения Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием. Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

4. Сокращения и обозначения ИЛ – испытательная лаборатория 5. Процедура 5.1. Общие положения 5.1.1. Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе.

5.1.2. В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением руководителя ИЛ. 5.1.3. В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен.

Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за организацию архивного дела и у руководителя ИЛ. 5.1.4. В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается с содержимым архивной папки.

Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве. 5.1.5. Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом настоящей процедуры.

5.1.6. Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала установлена Альбомом форм записей.

5.1.7. , , хранятся в папке «Архивное дело». 5.1.8. Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет.

Прочие документы хранятся в течение 5 лет, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность. 5.1.9. Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены 5.2.

Порядок сдачи документов в архив 5.2.1.

Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем месте, определенному Номенклатурой дел.

5.2.2. Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года.

Передача документов лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании Распоряжения руководителя ИЛ. 5.2.3. Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ.

В процессе подготовки документов к сдаче в архив они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел). 5.2.4. Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц, шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала. 5.2.5. Ответственный за организацию архивного дела принимает документы.

Документы должны быть сформированы в Дела в соответствии с процедурой «».

5.2.6. Ответственный за организацию архивного дела составляет . 5.2.7. Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в шкафах с ограниченным доступом. 5.2.8. Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала учета архивных документов.

5.3. Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ 5.3.1. По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ. 5.3.2. Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с установленными правилами Общества.

5.3.3. Уничтожение документов производится способом, обеспечивающим невозможность дальнейшего восстановления документа. При уничтожении документов составляется .

5.4. Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив 5.4.1. Требования к подготовке документов на бумажном носителе:

  1. Документы могут быть прошиты в объеме не более 250 листов в хронологическом порядке. Документ с наименьшим порядковым номером должен быть расположен вверху стопки.
  2. Рабочие журналы должны быть оформлены в соответствии с процедурой «».
  3. Документы одной формы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью в соответствии с правилами, установленными в документированной процедуре «».

5.5.

Выдача документов из архива 5.5.1.

Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов.

Выдачу документов осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ. 5.5.2. Представителям сторонних организаций из архива выдаются по письменному обращению на имя руководителя Общества. Решение о выдаче или отказе в выдаче принимается директором совместно с руководителем ИЛ.

Решение фиксируется на обращении формулировкой: «выдать в полном объеме», «отказать», «выдать в части…» ставится подпись и дата. Обращение передается ответственному за организацию архивного дела. 5.5.3. При необходимости на копии документа указывается «Копия верна», дата и подпись ответственного за ведение архива.

5.5.4. При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале «Учета архивных документов». 6. Ответственность 6.1. Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:

  1. сдача и уничтожение документов из архива.
  2. ведение журнала учета архивных дел;
  3. хранение архивных дел;
  4. оформление архивных дел;
  5. оформление Актов сдачи и Актов о выделении к уничтожению документов временного срока хранения;

6.2. Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.

6.3. Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив. 6.4. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.

Работает с интеллектом платформы Работает с интеллектом платформы

  • Как ведётся учёт дел, переданных на архивное хранение??? Последнее сообщение: 18 июня 2021 в 13:31
  • Возможно Вас заинтересует Возможно Вас заинтересует Поделиться своими материалами информации

  • © 2021 LINCO Platform
  • Техническая поддержка
  • Подготовка документов к архивному хранению

    14 Февраля 2021 в 16:21 Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Сдача документов в является одним из ключевых этапов делопроизводства.

    Речь идет о внутреннем архиве организации.

    Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.

    В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

    Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет , и ряд подзаконных актов.

    В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

    Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

    1. подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);
    2. составить внутреннюю опись документов — оглавление;
    3. прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
    4. пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
    1. оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

    После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

    Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду. Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету.

    Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи. Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм.

    Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи. Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т.

    п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены. Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

    Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

    Денис Авдюшин Генеральный директор Документы организации — ценный ресурс информации.

    Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.

    Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям.

    Для самостоятельной организации архива вам потребуются:

    • Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).
    • Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.

    Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив.

    Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения. Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:

    1. выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;
    2. распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).

    Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии). Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:

    • Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
    • Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
    • Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.
    • Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.

    Тщательно выбирайте партнера для хранения.

    Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах.

    Их могут не востребовать в течение долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг иногда аукается во время переговоров, проверок, судебных разбирательств.

    30 Мая 2021 в 22:29 Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов.

    Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией. 28 Июня 2017 в 16:44 21 Октября 2021 01 Июня 2021 02 Сентября 2021 21 Января 2021 21 Октября 2018 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

    Приложение N 31. Форма акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

    Приложение N 31к Инструкции (п.

    101)ФОРМА АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВНА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВУТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Руководитель учреждения или органа ФСИН Директор государственного архива России, специальное звание Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Дата Дата м.п.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +